Polisnummer: verschillen, uitzonderingen en controlepunten (Overlijden melden)

Kort antwoord

Bij het overlijden melden gebruiken verzekeraars informatie uit je polisadministratie om de juiste verzekering te koppelen. Het polisnummer is daarbij een belangrijk identificerend gegeven. Omdat een polisnummer in de loop van de tijd kan veranderen (bijvoorbeeld door administratieve wijzigingen of heruitgifte), is het bij “overlijden melden” zinvol om te controleren welk polisnummer je huidige administratie moet gebruiken en welke stukken je klaarlegt.

Definitie en afbakening

Polisnummer is het nummer waarmee een specifieke verzekering in de administratie wordt teruggevonden. Het gaat dus om een administratieve identificatie van (het dossier van) de afgesloten verzekering.

Afbakening voor dit artikel:

• We kijken naar polisnummer in de context van overlijden melden: welke rol het heeft en waar verschillen of varianten kunnen opduiken.
• We geven geen advies over “welk polisnummer” je nodig hebt, maar beschrijven controlepunten die je kunt uitvoeren op basis van wat je kunt terugvinden in je papieren of digitale polisomgeving.

Hoe het werkt

De kern is dat nabestaanden het overlijden moeten melden zodat de verzekeraar administratief de juiste stappen kan zetten.

Aan de hand van de beschikbare algemene voorwaarden zie je hoe dat proces meestal is opgebouwd:

• Nabestaanden melden het overlijden zo snel mogelijk. Bij DELA geldt daarbij dat dit kan via het telefoonnummer dat op de polis staat, 24 uur per dag^[1]
• Bij niet tijdig melden kan dat gevolgen hebben voor (een deel van) de rechten, als dit de belangen van de verzekeraar schaadt^[1]
• Vervolgens vraagt de verzekeraar om bewijsstukken. Bij TWENTHE moeten nabestaanden na de melding zorgen dat de verzekeraar zo spoedig mogelijk in het bezit komt van een bewijs van overlijden, originele polis(sen) en een kopie van de definitieve uitvaartrekening (met het verzekerde bedrag in mindering)^[2]

Vergelijkcriteria (polisnummer vs. andere gegevens):

• Polisnummer: helpt om het juiste dossier te vinden.
• Bewijs van overlijden: maakt de gebeurtenis verifieerbaar.
• Originele polis(sen): ondersteunt de koppeling tussen dossier en verzekering.
• Begunstiging/uitkering: bepaalt wie uitgekeerd krijgt en kan extra aandacht vragen bij afhandeling^[3]

Wat kan verschillen

Omdat “polisnummer” een administratief kenmerk is, kunnen er in de praktijk verschillen optreden tussen de polis die je hebt ontvangen, de polis die in de administratie is doorgezet en de informatie die je bij het melden direct nodig hebt.

Hier zijn de meest voorkomende varianten die je kunt tegenkomen, afgezet tegen wat je nodig hebt voor overlijden melden:

1) Oud polisdocument vs. actueel polisdocument

Je kunt een oud polisdocument met een bepaald polisnummer hebben, terwijl er later een polisaanhangsel, wijziging of heruitgave is geweest. In zo’n geval kan het zijn dat de administratie met een ander (actueler) nummer werkt. Controleer daarom welk polisnummer:

• op het actuele polisblad staat (indien je meerdere documenten hebt), en
• in jouw digitale omgeving terugkomt (als die beschikbaar is).

2) Meerdere polissen of meerdere verzekerden

Sommige gezinnen hebben meerdere verzekeringen lopen (bijvoorbeeld voor verschillende personen). Bij overlijden melden is het dan essentieel dat je meldt voor het juiste dossier. Dat sluit aan bij het feit dat polissen strikt gekoppeld zijn aan de verzekeringnemer en de verzekerden in de polis^[2] en dat begunstiging binnen de polisadministratie is geregeld^[3]

3) Wijzigingen in begunstiging (afhandeling kan verschillen)

Hoewel begunstiging niet hetzelfde is als polisnummer, beïnvloedt het wel hoe de uitbetaling verloopt. Als je begunstiging hebt aangepast, wil je bij het aanleveren van polisgegevens de juiste administratieve gegevens meenemen. Standaard is bij a.s.r. bijvoorbeeld geregeld dat de verzekeringnemer, bij overlijden diens partner en daarna erfgenamen als begunstigde kan fungeren, tenzij je het anders hebt vastgelegd^[3]

4) Gebruik van documenten tijdens de afhandeling

TWENTHE vraagt om originele polis(sen) en een kopie van de definitieve uitvaartrekening^[2] Als je die documenten niet compleet hebt, kunnen er poliskosten ontstaan voor opmaak van duplikaten (in de tekst van TWENTHE staat dat poliskosten verschuldigd kunnen zijn)^[2] Dit kan indirect betekenen dat je sneller duidelijkheid wilt hebben over welk dossiernummer hoort bij de verzekering.

Controlepunten

Gebruik bij “overlijden melden” deze controlepunten om polisnummer-gerelateerde fouten te voorkomen, zonder dat je hoeft te gokken:

1. Neem het polisnummer over zoals het op het polisblad staat

• Schrijf of scan het nummer exact over (geen verkorte varianten).

2. Leg naast het polisnummer het bewijsbestand klaar

• TWENTHE noemt expliciet: bewijs van overlijden, originele polis(sen) en een kopie van de definitieve uitvaartrekening^[2]

3. Check of je te maken hebt met een aanmeldmoment “zo snel mogelijk”

• DELA stelt dat nabestaanden het overlijden zo snel mogelijk melden; melden zij niet op tijd en schaadt dit de belangen van DELA, dan kan dat gevolgen hebben voor (een deel van) de rechten^[1]

4. Controleer of je de juiste contactgegevens gebruikt die op de polis staan

• DELA vermeldt dat melden kan via het telefoonnummer op de polis^[1] Als je oude documenten gebruikt, kun je met een verkeerd nummer eindigen.

5. Als er begunstigingskeuzes zijn: verifieer die in dezelfde set polisdocumenten

• Bij a.s.r. werkt begunstiging via de volgorde van begunstigden of volgens jouw polisblad-invulling^[4]

Bronnen

1. DELA, Algemene voorwaarden, p. 4
2. TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 3
3. Polisvoorwaarden uitvaartverzekering, p. 7
4. Polisvoorwaarden uitvaartverzekering